Pengertian, Manfaat Purchase Order dan Cara Membuatnya

Purchase order (PO) atau order pembelian adalah lembar kerja atau dokumen yang isinya berupa rangkuman barang atau jasa yang disediakan oleh supplier dan ingin dibeli oleh perusahaan dari supplier.

Umumnya dokumen ini berbentuk dalam bentuk formulir (purchase order form) dan dibuat oleh Anda yang bertindak sebagai pembeli dan dikirim ke supplier sebagai penjual. Purchase order mungkin terlihat seperti pekerjaan yang tidak begitu penting, khususnya Usaha Kecil Menengah (UKM), padahal order pembelian ini berguna sebagai dokumen hokum yang dapat mencegah adanya pelanggaran hukum antara pembeli dan supplier.

Purchase order berbeda dari invoice meskipun terdengar mirip. Pasalnya invoice adalah faktur yang berisi rangkuman barang dan jasa yang telah dibeli oleh pembeli. Invoice dikirim setelah dokumen PO telah disetujui dan transaksi pembayaran sudah diselesaikan.

Sistem PO ini membantu perusahaan dalam mempertahankan stabilitas dan penyediaan produk dan jasa sehingga mengurangi biaya seminimal mungkin.

 

Apa saja isi Dokumen Purchase Order?

Purchase order atau order pembelian ini berisi tentang barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli termasuk nama produk, jumlah barang yang dibeli, harga dan juga ketentuan lainnya. PO ini juga biasa disebut surat permintaan barang dengan jumlah dan harga yang dicantumkan oleh pembeli.

 

Mengapa Harus Ada Dokumen Purchase Order?

Setelah surat order pembelian ini dikirim dari perusahaan ke supplier, supplier akan memutuskan apakah akan memberikan produknya atau tidak. Jika order pembelian diterima, berarti supplier telah setuju untuk menjual produk atau jasa yang tercantum pada harga yang ditetapkan oleh pembeli.

Setelah supplier setuju menjual produk atau jasa, maka supplier tersebut akan membuat faktur (invoice) kepada pembeli sesuai pesanan.

 

Langkah Membuat Purchase Order

Saat melakukan pembelian barang atau jasa dari perusahaan ke supplier dengan sistem PO, ada beberapa langkah yang harus dilakukan untuk mengantisipasi dan meminimalisir kerugian perusahaan.

Buatlah daftar kebutuhan material perusahaan dalam kurun waktu tertentu produksi tertentu selanjutnya lakukan dengan.

  1. Memilih supplier terbaik melalui berbagai sumber seperti direktori perdagangan, iklan, email penawaran diri dari pihak supplier itu sendiri, berpartisipasi di industry, ataupun meminta saran dari asosiasi dan forum bisnis.
  2. Setelah memilih supplier, segera lakukan pembelian yang dalam hal ini dinamakan purchase order. Nantinya, Anda akan membuat purchase order dalam beberapa rangkap misalnya untuk supplier, pihak pemohon, petugas gudang, bagian akuntansi dan arsip.
  3. Pastikan Anda selalu mencocokan data jumlah barang dan jenis barang sesuai dengan yang tercantum di dalam formulir Purchase Order.
  4. Setelah barang dipesan telah sampai ditempat sesuai dengan permintaan, Anda harus membayar faktur tagihan sesuai dengan nominal yang telah disepakati.
  5. Simpan form purchase order untuk memberi panduan pada pembelian Anda selanjutnya.

 

Yang Perlu Diperhatikan Dalam Purchase Form

Saat Anda pertama kali membuat PO, maka ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan agar tidak terjadi kekeliruan dan memungkinkan timbulnya kerugian.

  1. Saat pembuatan dokumen PO, catat identitas perusahaan pemesan dengan jelas didalan PO, mulai dari nama pemesan, nama perusahaan, alamat, nomor telepon dan email yang dapat dihubungi.
  2. Catat dengan jelas dan terperinci produk atau jasa yang Anda pesan, meliputi nama barang, jumlah, merek dan informasi lainnya sehingga pihak supplier tidak akan melakukan kesalahan berdasarkan data yang Anda buat.
  3. Jangan lupa, catat dengan jelas supplier yang dipilih
  4. Jelaskan pilihan cara pengiriman, waktu pengiriman dan metode pembayaran yang Anda inginkan.
  5. Untuk memudahkan Anda dalam melacak proses pemesanan catat nomor pesanan (purchase order)
  6. Syarat dan ketentuan transaksi

 

Cara Membuat Purchase Order dengan Software SISCOM

Untuk menggunakan fitur Purchase Order (PO) atau order pembelian di software

adalah sebagai berikut.

  1. Buka aplikasi SISCOM ONLINE dengan username dan password yang telah didaftarkan
  2. Klik “Menu Pembelian” , lalu pilih “Order Pembelian”. Kemudian akan muncul form order pembelian. Untuk mengisinya, cukup tekan “Enter” atau tombol F4.
  3. Nomor faktur order pembelian akan otomatis terisi. Ssetelah itu tekan kembali tombol “Enter”, Kemudian isi nama “Cabang”, kemudian “Enter”.
  4. Tanggal akan otomatis terisi sesuai dengan tanggal yang disetting dalam komputer pengguna.
  5. Setelah itu, isi “Supplier”, “Referensi” dan “Jatuh Tempo”, kemudian tekan “Enter”
  6. Sesampainya di kolom perincian, tekan “Enter”, lalu nomor akan otomatis terisi. Untuk mengisi perinciannya tekan “Alt + F2” Kemudian pilih barangnya dan tekan “Enter”, pilih “Gudang” kemudian tekan “Enter”.
  7. Isi “Quantity” dan “Harga”, kemudian tekan “Enter”
  8. Anda akan mendapatkan purchase order yang Anda inginkan.

Pembuatan purchase order suatu pembelian kepada supplier meskipun telihat rumit dan menyita waktu karena pemesanan barang melalui sistem PO, namun pesanan ini akan cenderung lebih aman dari tindak penipuan sehingga meminimalisir kerugian perusahaan.

Detail informasi yang tersedia dalam purchase form juga mampu mempertahankan ketersediaan material dengan harga yang diinginkan.

Apabila masih kesulitan dalam pembuatan PO, gunakan Software Akuntansi SISCOM ONLINE. SISCOM adalah software akuntansi yang mempermudah Anda melakukan pembuatan purchase order lebih cepat dan tepat. Fitur harga software akuntansi SISCOM pun sangat bersahabat bagi pengusaha kecil dan menengah. Info lengkap klik di sini.